Арина Соколова, отдел образовательных мероприятий

Подготовка мероприятия начинается с выбора его формата. Возьмём, к примеру, лекцию. Поиском спикера для неё занимается образовательный отдел во главе с Ариной Соколовой.

«Когда мы ищем спикера, мы пишем гостям или их менеджерам. В сообщении мы всегда как можно выше располагаем упоминание ССК, чтобы заинтересовать человека. После этого рассказываем, чем занимаемся и что наша цель – показать людям важность спорта и привить любовь к нему.

Потом гости, как правило, интересуются, сколько примерно людей приходит на лекции, чтобы понимать охват. Спрашивают также о целевой аудитории и подстраивают под неё выступление. Потом обсуждаются уже организационные моменты.

В числе наших спикеров могут быть спортсмены, олимпийские чемпионы, тренеры, люди, которые занимаются спортивным менеджментом и пиаром. Чаще всего они охотно соглашаются к нам прийти, потому что это возможность поделиться со студентами своей историей и просто пообщаться с ними. Ещё это большой плюс для гостей с небольшой аудиторией. К примеру, к нам недавно приходил главный директор ЦСКА по коммуникациям Кирилл Брейдо. Все знают клуб, но мало кто знает членов его руководства».

После этого начинается обработка мероприятия и все отделы работают практически параллельно.

Юлия Бурлакова, отдел документации

Следующий организационный шаг – подготовка служебных записок. За это отвечает отдел документации и его глава Юлия Бурлакова.

«Когда мы в чате получаем информацию о мероприятии, сразу составляем служебную записку на его проведение. Чаще всего по шаблону, но иногда и с нуля. После того, как служебка написана и проверена мной, начинается уже процесс подписания. Обычно для согласования требуется две-три подписи, но, несмотря на кажущуюся простоту, это совсем не быстро. При хорошем раскладе весь процесс согласования занимает несколько дней. Если же возникают проблемы и непредвиденные обстоятельства, то все может затянуться на недели.

Также нужны служебки на предоставление аудитории, техники и пропусков для гостей. Есть еще на тиражирование афиш, но она одна из самых объёмных по количеству подписей, поэтому мы не всегда успеваем её сделать».

Екатерина Зайцева, отдел дизайна

Но чтобы печатать афиши, их сначала нужно подготовить. Этим и оформлением мероприятия в социальных сетях занимается отдел дизайна, его глава – Екатерина Зайцева.

«Подготовка афиши занимает больше времени, чем может показаться. Для лекции афиша готовится два-три дня, для серии матчей или спартакиады дизайн готовится намного дольше.

К этому мы подходим серьезно, потому что красивый современный визуал привлекает людей больше, чем тот, что сделан в Word’е или Paint’е. Если человек увидит что-то яркое и интересное, он вероятнее заинтересуется мероприятием или аккаунтом.

Красивый аккуратный дизайн – это как чисто убранная квартира, в которую каждому приятно будет зайти».

Анна Хозина, отдел пресс-службы

В это же время пресс-служба во главе с Анной Хозиной начинает прогрев к мероприятию в соцсетях.

«Изначальная сложность в прогреве наших мероприятий – привлечь аудиторию. Для нас важно быть интересными и спортсменам, и тем, кто далек от спорта.

Если это мероприятие проходит не первый раз, его все знают и любят (например, MGIMO Cyber Tournament или гонка МГИМО), то мы делаем упор на первокурсников и тех, кто сомневается, идти или нет. А если мероприятие проходит впервые, заранее знакомим ребят со спикерами, тематикой. И мы всегда стараемся показать, что спорт расширяет кругозор, а студенты МГИМО – это люди, которые должны иметь хорошую осведомлённость,

потому что спорт – это мягкая сила.

Важную роль в прогреве играет также поддержка наших активистов и друзей. У нас многое держится не только на медиапространстве, но и на связях с общественностью – том, что мы рассказываем друг о друге, ходим на мероприятия, делимся с ребятами впечатлениями. И выходит, что наш прогрев не только медийный, но еще и внутренний.

Мы в ССК поняли, что нельзя в соцсетях только освещать мероприятия – нужны постоянные рубрики. Теперь, например, у нас есть спортивный гороскоп. Мы ввели его недавно, но он очень понравился студентам».

Никита Титов, HR-отдел

После проведения мероприятия необходимо также учесть работу активистов, чтобы в дальнейшем их поощрить. О работе HR-отдела нам рассказал его бывший глава Никита Титов, который сейчас является заместителем координатора ССК.

«Мы привлекаем новых ребят и действующих активистов к проведению не только клубных, но и социально-значимых мероприятий. Также мы ведём учёт их деятельности в рамках нашей организации. Это особенно важно, потому что у нас больше 150 действующих активистов. Те, кто проявляет себя больше всего, в конце семестра получают надбавку к рейтингу вплоть до пяти баллов. Еще мы обеспечиваем равное участие новых ребят в наших отделах, чтобы каждый мог проявить себя с лучшей стороны. Мы составляем личную характеристику участников клуба, и, если ребята учатся на бюджете и активно участвуют в деятельности ССК, они имеют право получить повышенную стипендию».

Полина Ошерова, отдел сотрудничества

Важно учесть, что многие мероприятия Спортклуба проводятся совместно со сторонними организациями. За это отвечает отдел сотрудничества во главе с Полиной Ошеровой.

«Сейчас работа нашего отдела сконцентрирована на сотрудничестве с ЦСКА. Пару месяцев назад я написала им на почту и связалась с менеджером, занимающимся клубом болельщиков и связями с молодежью. В качестве одной из форм сотрудничества активисты ССК волонтёрят на «Уроках ЦСКА». Это соревнования между школьными футбольными командами, в каждую из которых приглашается футболист ЦСКА. Наши волонтёры могут лично пообщаться с футболистами и побывать на площадке. Они помогают арбитру, фотографируют и снимают игры, координируют участников и следят за порядком. Мы в дальнейшем хотим реализовать такие же турниры, но уже между университетами.

У нас теперь есть возможность приглашать в качестве спикеров менеджеров и спортсменов из ЦСКА и получать скидку на билеты на футбольные матчи. Также у нас уже была экскурсия по «ВЭБ Арене»: мы побывали в раздевалке футболистов, в вип-ложах. Наши студенты сейчас получают уникальную возможность узнать больше о ЦСКА, завести новые знакомства и в дальнейшем попасть на стажировку в сам футбольный клуб».

Герман Венецкий, отдел спортивного менеджмента

А в ожидании заветной стажировки студенты уже сейчас могут попробовать свои силы в сфере спортивного менеджмента. Соответствующий отдел возглавляет Герман Венецкий.

«Студенты МГИМО могут поближе познакомиться со сферой спортивного менеджмента, став менеджерами факультетов на Спартакиаде. Это самое грандиозное и масштабное мероприятие, которое мы проводим в первый раз и собираемся делать это каждый год. С сентября по май каждая спортивная секция будет проводить свое собственное соревнование между официальными представителями факультетов. По результатам выступлений очки будут суммироваться, и по прошествии девяти месяцев в МГИМО появится факультет-победитель Спартакиады.

Менеджеры факультетов помогают ребятам объединиться и биться за титул чемпиона! Именно менеджеры отвечают за организацию участников и поддержание командного духа, а также создают атмосферу настоящей семьи в своих командах».